ビジネスの場では、電話の対応ひとつで「会社のイメージ」が決まってしまいます。顔の表情やジェスチャーが伝わらず、声だけでコミュニケーションしますから、相手に感じ良く受け取ってもらうために、普段以上の礼儀正しさを心がけるようにしましょう。

• 低い声は通りにくいので、普段の話し声よりやや高めのトーンを意識します。
• 女性の場合はあまりキンキンとした高い声にならないようにしましょう。
• 言葉は相手が聞き取りやすいように、ゆっくり、はきはきと。

朝は10時まで忙しい時間帯ですから、それまではなるべく電話は控えましょう。昼食時間も避けるのが基本です。相手が出たら、自分から会社名・部署名・名前をお伝えし、「いつもお世話になっております」「お忙しいところ恐れ入ります」など挨拶をしましょう。「今お時間はよろしいでしょうか？」と相手が電話に対応できる状況かどうか確認するのもマナーです。できるだけ要件を手短にお伝えするためにも、あらかじめ必要事項を箇条書きなどにしてメモしておきます。電話は基本的にかけた方から切りますが、目上の人などの場合は相手が切ってから切るなど、状況に合わせて対応することが大切です。

ベルは2回〜3回鳴った後に出るようにします。なかなか出られず、何度もベルが鳴ってしまった際には「大変お待たせいたしました。○○会社、○○でございます。」とお詫びの言葉をお伝えしましょう。会社名や担当名は相手にわかりやすいよう、はっきりと名乗ります。もし、相手の名前や社名が聞き取れなかったときには、「失礼ですが、もう一度お名前をおうかがいしてよろしいでしょうか」とたずねても失礼にはなりません（ただし、何度も聞くのはＮＧ）。指名された人が不在のときは、その旨をお伝えし、お急ぎの用件であれば「折り返しお電話するように申し伝えます」などと対応します。受けた伝言は忘れず、担当者に連絡するようにしましょう。

電話を取り次ぐ時には、誰から誰への電話なのかをしっかり確認をします。つなぐ相手を間違えてしまっては失礼になりますから、「○○課の○○ですね。少々お待ち下さい」と言って、たとえ隣に座っている人に渡す際にも必ず保留ボタンを押します（受話器を手で押さえたまま用件をお話する人もいますが、電話をかけてきた方に聞こえてしまうことも多々あります）。指名された人へ取り次ぐときも「○○さん、○○会社の○○さんからお電話が入っています」と分かりやすく伝えましょう。

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